La planification de projet dans une offre de services à l’international

Planification

Le cycle de gestion de projet inclut la planification de projet. Pour les experts en approvisionnement qui connaisse la préparation d’offres de services, la planification de projet est en fait leur travail. Pourquoi ? Parce qu’une offre doit comprendre tous les éléments propres à la planification de la mise en œuvre du projet sur place. Bien sûr, cette planification se poursuit sur place avec la mise à jour de cette planification, mais on comprend qu’on parle alors de gestion de projet. Quels sont les éléments d’une planification de projet ? Les sections suivantes visent à résumer les éléments que doivent comprendre la planification d’un projet.

1. La méthodologie, la planification du travail et le programme de travail

Une méthodologie est une approche de travail permettant une mise en œuvre de la mission. Chaque entreprise peut développer sa propre méthodologie ou ses façons de faire particulières. Pour les projets à l’international, il faut bien sûr se garder à jour sur les méthodologies en vogue dans les grandes universités. En effet, certains projets ont été pensés selon des méthodologies particulières. Ainsi, il est possible qu’un client exige une approche axée sur les résultats par exemple. Au privé, les entreprises ont la latitude de présenter des approches plus personnalisées ou celle qu’elles auraient développée à travers les années. Cette méthodologie permettra la planification du travail à faire.

Un plan de travail peut se découper selon des phases, sous-activités et tâches, etc. Il s’agit ensuite de décrire toutes les activités qui devront avoir lieu dans chaque phase et finalement d’en faire une programmation dans le temps. Voici un exemple de programmation de travail :

Tableau1

2. La planification des ressources humaines : l’équipe, la distribution des tâches et le calendrier du personnel

En règle générale, la demande de proposition d’un projet pour le secteur public à l’international inclut le profil des membres de l’équipe qui sera évalué ou le nombre d’homme/jours ou d’homme/mois. Lorsque les membres de l’équipe sont identifiés dans la grille d’évaluation, ceci permet alors de sélectionner les membres de l’équipe du projet par expertise et de distribuer les tâches de chacun dépendamment des activités à réaliser pour mettre en œuvre le projet et des expertises de chacun. Lorsqu’il est question de nombre d’homme/jours ou d’homme/mois, il est alors possible de déterminer les expertises requises tout en respectant le niveau d’effort prévu dans la demande de proposition. Celle-ci permet de limiter le budget du projet.

Une fois que la distribution des tâches entre chaque membre de l’équipe est déterminée, il s’agit ensuite de les planifier dans le temps. Plusieurs modèles peuvent être utilisés dont les suivantes :

Exemple 1 :

Tableau2

Exemple 2 :

Tableau3

Il faut noter que les activités prévues pour chaque membre dépendent du chronogramme des activités tel que décrit dans la section précédente. Ainsi, si l’activité finit la deuxième semaine du projet, ceci veut dire qu’il faut prévoir la ressource durant ses deux semaines.

3. La planification du budget

L’élaboration de la proposition financière débute une fois que la méthodologie et la planification technique sont complétées. Certains projets ont des budgets prédéfinis. Pour ces projets, il est possible de faire une première ébauche de la proposition financière avant de commencer la planification technique. Celle-ci permettra une certaine direction lors de l’élaboration du plan technique. Une fois la proposition technique terminée, il faut ensuite faire des ajustements au plan de travail et de ressources en fonction du budget préétabli.

Lors de la planification budgétaire, il faut inclure tous les coûts prévus pour la mise en œuvre du plan technique. Ainsi, si vous avez prévu une formation de 5 jours : il faudra inclure les honoraires pour cette formation ainsi que les coûts de la reproduction des cahiers de formations, de la location d’un local et des équipements requis, etc. à l’international, les coûts doivent aussi comprendre le déplacement des consultants : billets d’avion, indemnité journalière, hôtel, visa, coûts du transport local, etc.

Quand aucun budget n’est prédéfini par le client, il est possible de faire une première ébauche du budget et de déterminer un seuil raisonnable afin de guider la planification du travail et des ressources. Une sous-estimation du budget entraine des coûts et des pertes pour l’entreprise tandis qu’une surestimation du budget pourrait rendre l’offre non compétitive et entrainer la perte d’opportunités. Chaque entreprise doit déterminer un seuil sous lequel, elle n’est plus disposée à réaliser le projet. À l’international, la compétition pour un projet provient d’entreprises de différents pays ou nationales. Les entreprises locales sont en générales plus compétitives sur le prix étant donné que certains coûts sont éliminés, il est donc possible d’être compétitif en choisissant des ressources locales, en s’associant avec des entreprises locales ou en ouvrant des bureaux localement afin de réduire les coûts. Il faut donc, tenir compte de ses éléments lors de la préparation de la proposition technique et de l’établissement d’un budget compétitif.

 4. La structure d’une offre de services

Chaque acquisiteur de service/bien exige un modèle de structure de la proposition technique et financière qui lui est propre. En règle général, il faut compter, dans la proposition technique, les éléments suivants :

  • La lettre de soumission
  • La présentation de la firme (incluant, la structure de la firme et l’expérience)
  • Les commentaires sur les termes de référence
  • Le descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposés pour accomplir la mission incluant :
  • Contexte de l’intervention
  • Mandat du consultant
  • Conception technique et méthodologie
  • Plan de travail (incluant le calendrier des livrables et la programmation du travail)
  • Organisation et personnel (structure de l’équipe, responsabilité de ses membres, calendrier du personnel)
  • le curriculum vitae du personnel spécialisé proposé

La proposition financière devrait inclure les éléments suivants :

  • Lettre de soumission
  • L’état récapitulatif des coûts
  • La ventilation de la rémunération
  • La ventilation des dépenses remboursables

5. Conclusion

Rédiger une offre de service pour un projet public ou privé au niveau national ou international nécessite des capacités de planification de projet. Ce n’est pas seulement un document de vente pour attirer le client, mais il s’agit de comprendre le mandat exigé et de planifier son intervention de façon structurée pour gagner la confiance du client. Ce document doit démontrer que vous avez les capacités et l’expérience de mener à bien le projet, mais aussi que vous le ferez d’une façon efficace et bien sûr compétitive!

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