Les mesures actuelles et prévues pour la prévention de la corruption et de la collusion à la ville de Montréal : Mesures de renforcement du processus de gestion

Mesures.gestion

Pour faire suite à mon dernier blogue sur les mesures éthiques prises par la ville de Montréal pour prévenir la collusion et la corruption dans le système d’approvisionnement, le présent article vise à décrire et analyser les mesures de renforcement du processus de gestion.

1. Le Cadre de gestion des projets et des programmes

En avril 2010, la ville de Montréal publie le cadre de gouvernance des projets et des programmes de gestion d’actifs municipaux qu’elle a élaboré en vue d’y réunir les meilleures pratiques de gestion. Ce guide a été créé dans le but d’unifier les pratiques des diverses unités. Ce guide est censé permettre un meilleur contrôle des projets et programmes d’investissements, d’améliorer la productivité des processus et d’assurer l’obtention d’un meilleur rapport qualité/prix des livrables. Bien que cette mesure ne réponde pas directement aux problèmes de corruption et de collusion dans le système d’approvisionnement, elle a pour objectif d’améliorer la gestion des projets et d’unifier les règles de fonctionnement concernant, entre autres, les estimations de coûts, les aspects financiers et les processus d’approvisionnement. Cette mesure a donc pour finalité une meilleure détection et prévention de la collusion et de la corruption.

2. Renforcement des pratiques d’octroi de contrats

Afin d’assurer un meilleur contrôle dans la gestion de ses contrats, la ville a entrepris, depuis la fin de 2010, plusieurs initiatives en vue de l’optimisation des processus d’affaires et du coût des travaux. Ces mesures couvrent le processus de planification de projet, de planification, coordination et surveillance des chantiers, du contrôle des coûts et de la reddition de comptes. Plus particulièrement, un resserrement des dépenses de contingences, incidences et déboursés ont été prévu par le biais d’un meilleur encadrement des modalités de leurs approbations. Les critères d’évaluation pour la qualification des soumissions et de leur évaluation ont aussi été revus et les clauses restrictives retirées (depuis fin 2009) sauf dans certains cas. Les contrats découlant de projet de grande envergure font désormais l’objet d’examen en vue de scission possible pour stimuler la concurrence et réduire les coûts. L’exclusion des consortiums de soumissionnaires potentiels lors des appels d’offres pour la réalisation de certains contrats a aussi été prévue et leurs recours doivent être approuvés par les instances au préalable afin d’assurer une saine concurrence. Depuis le 16 décembre 2010, en conformité à la loi No 76, la ville de Montréal s’est dotée d’une politique de gestion contractuelle qu’elle a d’ailleurs révisée le 14 avril 2011. Cette politique prévoit le respect de la loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme, la prévention de l’intimidation, de la corruption, des conflits d’intérêts, l’encadrement de toute décision portant sur l’autorisation des modifications au contrat, etc.

Au chapitre des communications, la politique contraint tout soumissionnaire à ne pas communiquer, dans le but d’influencer, même par une personne inscrite au registre des lobbyistes, pendant la période de soumission, avec un des membres du comité de sélection et restreint la communication à la personne responsable désignée aux documents d’appels d’offres. Si des communications d’influences ont eu lieu avant la période de soumission, elles doivent l’avoir été conformément à la loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et faire l’objet d’une déclaration dans le contrat. Elle oblige aussi la déclaration de tout lien personnel ou d’affaires. Ainsi, il est interdit aux soumissionnaires d’utiliser, dans les douze mois suivant l’appel d’offres, une personne ayant accompagné la ville dans son élaboration. Les soumissionnaires sont obligés de se procurer les documents d’appels d’offres au bureau désigné ou dans SÉAO et doivent affirmer solennellement que la soumission a été préparée sans collusion et qu’aucune personne liée à la soumission n’a été déclarée coupable de tels actes au cours des cinq dernières années. Les rencontres d’information et les visites des lieux s’effectuent désormais individuellement et sur rendez-vous. En 2011, La Direction des travaux publics a pris des mesures pour supprimer les communications entre le personnel technique responsable de la préparation des documents d’appels d’offres (plans et devis, formules de soumission) et les soumissionnaires potentiels. Une séparation des tâches a été rendue possible par la création de la division gestion des projets et relations d’affaires. Cette division est désormais responsable de recevoir les questions des preneurs de cahiers de charges au moyen d’une boîte de courriel, de transmettre ces questions aux concepteurs de projet et de répondre aux soumissionnaires de façon anonyme.

En 2011, la ville a aussi émis des directives visant l’émission de plans tels que construits pour l’ensemble des infrastructures publiques dès la fin des travaux afin d’établir et conserver un portrait précis des infrastructures construites. Ces plans permettront une meilleure optimisation des interventions futures d’entretien, de réhabilitation et de construction. D’ailleurs, en 2010, la ville s’est dotée d’un plan décennal d’investissement afin de pouvoir planifier à long terme les projets d’investissement de la ville. Ce plan permettra une meilleure planification des appels d’offres futurs.

Au chapitre du contrôle des coûts, le service des infrastructures, du transport et de l’environnement (SITE) à mise en place, en 2011, une nouvelle équipe interne spécialisée en économie de la construction afin de s’assurer de la crédibilité des coûts des projets et de renforcer l’expertise interne. Cette équipe n’est pas encore complètement fonctionnelle à ce jour, donc, le SITE utilise les services d’une firme. Une fois complètement fonctionnelle, cette nouvelle équipe a pour mandat de réaliser des estimations de contrôle avant l’ouverture des offres. Ces estimations servent de base de comparaison. Ces estimations sont scellées et ouvertes en même temps que les autres offres. La ville peut rejeter toutes offres supérieures à 15% de cette estimation de base. La ville prévoit aussi le recours à des estimateurs externes indépendant. Cette mesure exigée par la loi No 76 est une initiative qui permettra surtout à la ville de s’assurer du juste prix et améliorer l’estimation des coûts. En pratique, selon le rapport du vérificateur général, aucune offre n’a été pour l’instant rejetée en vertu de cette estimation de contrôle qui est le plus souvent supérieur au prix proposé par le plus bas soumissionnaire. Des améliorations sont donc toujours nécessaires au chapitre de l’estimation des coûts.

Lien à mon site internet professionnelle: www.forzaconsultation.com

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